Menu / szukaj

Kryzys produktywności – jak nie być niewolnikiem kalendarza

Coraz częściej łapię się na tym ile mam rzeczy do zrobienia. I co gorsza zaczynam działać jak firewall – Jestem zajęty!!! Jestem bardzo zajęty!!! Nie mam czasu!!! Stałem się niewolnikiem własnego kalendarza i listy ToDo. A co gorsza nie zawsze są to rzeczy, które chciałbym robić i do których sam się zobowiązałem.

Problem pojawia się też z efektywnością… Sporo z tego jest pierdół, a na rzeczy poważne zaczyna brakować czasu. Robiąc podsumowanie dnia zastanawiam się czasem co takiego udało mi się dziś osiągnąć. I czasami jest mi ciężko to określić. Pędzę ze spotkania na spotkanie, rozwiązuję problemy innych, a tymczasem moje zadania stoją w miejscu.

Z drugiej strony jestem osobą, które nie znosi bezczynności. Jadąc na wakacje odwiecznie negocjuję, aby zminimalizować ilość czasu przeznaczonego na siedzenie na plaży. Jest to istne więzienie dla mnie.

Lubię być w ruchu. Robić coś, ale rzeczywiście to coś musi przynosić wartość. Tymczasem ostatnio zastanawiam się, czy mój kalendarz nie jest traktowany jak śmietnik. Czasami trafiają tam prośby o zrobienie rzeczy, udział w spotkaniach w których wcale nie muszę / chcę brać udziału. Wręcz uwielbiam sytuacje, w których ktoś pisze do mnie, że udało mu się znaleźć dziurę w moim kalendarz i wrzucić tam spotkanie. Przy okazji zabijając ostatni slot produktywności.

Ale dość narzekania… Wszystko można zmienić i poprawić. Pamiętajcie, że sumowanie wielu krótkich slotów czasowych nie jest tak samo wydajne jak posiadanie kilku wystarczająco długich (co najmniej 3 – 4 godzinnych bloków) na rzeczywiście twórczą pracę, która wymaga użycia 100% naszego procesora. Dopiero wtedy możemy myśleć i pracować kreatywnie. Dlatego też w naszym kalendarzu powinny być zaplanowane bloki na taki rodzaj pracy z odpowiednim wyprzedzeniem. Tak, aby nikt nie mógł nam wtedy wrzucić spotkania, a tym samym rozbić dnia na mniejsze części.

Moją dodatkową obroną jest rozpoczynanie pracy o godzinie 6:30. Szybka kawa i do roboty. Pracuję z klientami z Anglii, więc w większości przypadków mam dość często wolne poranki. Choć znajdują się osoby zdeterminowane, które potrafią się poświęcić i przyjść zdecydowanie wcześniej, aby się ze mną spotkać.

Ale jeśli chodzi o spotkania to zawsze:

  • warto poprosić o określenie jego celu i agendy (w szczególności, jeśli trwa ono dłużej niż 30 minut),
  • zastanowienie się, czy nasz udział jest rzeczywiście potrzebny – nie bójmy się odrzucać spotkań, jeśli nic do nich nie wniesiemy,
  • i może najważniejsze w trakcie spotkań kontrolujmy, czy zbliżamy się do celu,
  • zawsze też możemy wyjść w jego trakcie, jeśli uznamy, że nasza obecność nic w nim nie wnosi.

Nawyk, których chciałbym wprowadzić, ale wydaje mi się, że jest to nierealne to opóźnienie uruchomienia poczty do 10.00. Tak, aby maksymalnie wykorzystać produktywny czas.

I najważniejsze przed rozpoczęciem pracy staram się ją zaplanować. Robię to klasycznie. Karta, pióro i tworzę listę 3 – 5 rzeczy, które powinienem zrobić. Oczywiście używam też aplikacji do śledzenia rzeczy do zrobienia, ale cały czas nie mogę się przestawić na jej używanie w przypadku planowania dnia. Lista leżąca na biurku działa na mnie zdecydowanie lepiej. Z tej listy wybieram jedno zadanie i się na nim skupiam w 100%. Staram się tak je wybrać, aby jeśli miałoby to być jedyne zadanie zrobione tego dnia to przyniosło mi satysfakcję.

W tym czasie staram się odciąć od możliwych bodźców zewnętrznych – poczty, komunikatorów, telefonu i otoczenia (tu pomagają słuchawki wyciszające).

Niestety nie zawsze się to udaje… Jeśli już się uda to dzień wygląda zdecydowanie lepiej.

Dobrą analogią do zarządzania naszym czasem jest wiaderko i trzy kupki z: piaskiem, małymi kamieniami i dużymi. Teraz jeśli zaczniemy wrzucać do naszego wiaderka najpierw piasek, potem małe kamienie i na końcu duże to jestem pewien, że nie uda nam się ich wszystkich naraz zmieści. Jeśli natomiast zaczniemy od największych, które zmieścimy wszystkie, to małe kamienie i piasek wypełnią luki pomiędzy nimi.

 I na koniec jeszcze mój zawór bezpieczeństwa – jeśli liczba kamyków, które wypadły z wiaderka robi się coraz większa to staram się wtedy popracować dzień z domu, odcinając się totalnie od otoczenia. Dzięki temu stan pełnej produktywności jestem w stanie utrzymać przez cały dzień.

Dodaj komentarz

imię*

e-mail* (nie publikowany)

strona www

.